Der Firmenkapitän registriert die Firma für den Aachener Firmenlauf und erhält Zugriff zum AFLM (Aachener Firmenlauf Manager). Firmen, die zum ersten Mal teilnehmen, werden einer kurzen Prüfung unterzogen.
Der Firmenkapitän erstellt im AFLM ein oder mehrere Teams versehen mit einem Teampasswort für die eigenen Firmenläufer.
Jeder Firmenläufer kann sich selbst mit dem entsprechenden Teampasswort für sein Firmenteam anmelden.
Der Firmenkapitän erhält nach Anmeldeschluss eine Rechnung über alle Startgebühren. Häufig zahlt die Firma die Startgebühren oder alle legen zusammen.
Der Firmenkapitän bekommt die Startnummern 1-2 Tage vor dem Lauftag. Jeder Läufer bekommt seine Startnummer vom Firmenkapitän.
Änderungen, Umbuchungen, Teamwechsel kann der Firmenkapitän bequem im AFLM durchführen. Abmeldungen sind grundsätzlich nicht vorgesehen (siehe Teilnahmebedingungen).